Nestíhate? 20 tipov ako si zorganizovať čas

Stíhate všetko alebo nestíhate vôbec nič? Dokončite veci včas? Ste dobrým pánom svojho času? Dokončujete úlohy v stanovenom termíne?

Ak ste odpovedali  „nie“ na niektorú z vyššie uvedených otázok, znamená to, že so svojím drahocenným časom nenarábate tak dobre, ako chcete. Ponúkame vám 20 tipov pre správny time managment, ktoré vám pomôžu lepšie narábať s časom a zadeliť si správne úlohy a priority:

1. Tvorte si denné plány

Naplánujte si svoj deň skôr, ako sa vôbec začne. Urobte si ráno alebo ešte lepšie, večer pred spánkom plán dňa, ktorý máte pred sebou. Plán vám prinesie skvelý prehľad o tom, ako bude deň vyzerať. Takto sa nedostanete do časovej tiesne. Vašou úlohou je sa držať plánu čo najlepšie. Samozrejme vytvorte si i týždenné plány úloh, ktoré musíte počas týždňa stihnúť.

Denný plán - Wellness Magazín

2. Nastavte si časový limit pre každú úlohu

Uistite sa, že musíte dokončiť úlohu X o 10:00, úlohu Y o 15:00 a ďalšiu Z do 17:30. Tým zabránite tomu, aby sa vaša práca pretiahla a venovali ste jej čas určený pre iné aktivity.

3. Použite kalendár

Kalendár je najdôležitejším krokom k riadeniu vašich každodenných činností. Moderné technológie ponúkajú množstvo plánovacích kalendárov, ktoré máte neustále po ruke vo svojom smartfóne. Vyskúšajte napríklad kalendár Google, okrem iného automaticky uloží vaše rezervácie lístkov. Ak uprednostňujete klasické papierové diáre potešíme aj vás. V posledných rokoch sa roztrhlo vrece s dizajnovými a naozaj veľmi funkčnými diármi. Vďaka nim si dopodrobna zorganizujete každý deň.

4. Použite organizér

Organizér vám pomôže mať prehľad o celom vašom živote  na jednom mieste. Je to váš centrálny nástroj na organizovanie informácií, zoznamov úloh, projektov a ďalších rôznych položiek.

5. Poznajte svoje termíny

Viete kedy potrebujete dokončiť svoje úlohy? Zapíšte si termíny výrazne do svojho kalendára a organizátora, aby ste vedeli, kedy musíte úlohu dokončiť. Nebojte sa využívať farby, či zdôrazniť i podčiarknutím alebo výkričníkmi. Ak využijete červené pero podvedome to vo vás vzbudí väčšiu urgenciu k dokončeniu úlohy.

6. Naučte sa povedať „nie“

Nenaložte si viac, ako dokážete zvládnuť. Ak na všetko odpoviete áno, úlohy sa vám začnú kopiť a úplne vás zavalia. Naučte sa jemne povedať nie.

7. Dajte si za cieľ dokončiť úlohy skôr

Ak sa chcete zamerať na dokončenie úloh včas, cieľ buď splníte alebo nie. Väčšinu ale úlohy splníte až po termíne. Ak však zameriavate svoje úsilie na skoré vyriešenie úloh zvýšite svoje šance na ich dokončenie v hraničnom termíne. Vaše termíny preložte na skôr.

8. Využívajte time-boxing

Obmedzte svoju prácu na jednej úlohe na určitý čas. Time-boxing je teóriou riadenia času, v ktorej pracujete na určitej úlohe počas určitej doby. Akonáhle je váš pracovný čas pre túto úlohu ukončený, je čas prejsť na niečo iné.

9. Všade majte hodiny

Niekedy sme našou prácou tak zaujatí, že strácame pojem o čase. S obrovskými hodinami pred vami budete presne vedieť, koľko je hodín. Rovnako budú fungovať i náramkové hodiny.

10. Nastavte si pripomienku 15 minút pred koncom

Mnoho kalendárov a plánovačov v smartfónoch má funkciu pripomenutia. Ak máte dôležitú schôdzku, ktorú chcete stihnúť, nastavte si tento alarm 15 minút predtým. Podobne si nastavte pripomienky i 15 minút pred plánovaným časom ukončenia aktivít.

11. Sústreďte sa

Máte tak veľa úloh, že v konečnom dôsledku máte dojem, že ste nič nedokončili? Ak áno, zamerajte sa len na jednu hlavnú úlohu. Multitasking nefunguje. Zatvorte všetky karty so sociálnymi sieťami, ktoré vás pri riešení úloh vyrušujú. Rovnako zatvorte karty v prehliadači, ktoré vás zbavujú (správy, YouTube, atď.). Zamerajte sa len na to, čo robíte. Budete tak efektívnejší.

12. Eliminujte rozptýlenie

Čo vás najčastejšie rozptyľuje vo vašej práci? Messanger? Telefón? SMS-ky?

Keď robíte dôležitú prácu, vypnite svoj smartfón. Neskôr zistíte, kto vám volal a kontaktujete ho neskôr. To vám pomôže lepšie sa sústrediť.

13. Sledujte čas, ktorý strávite jednotlivými aktivitami

Stopujte čas, ktorý priemerne strávite upratovaním, nákupom, sledovaním televízie, prácou atď. Použite stopky, ktoré  budú odpočítavať na pozadí. Po uplynutí času vás časovač upozorní. Súčasne budete mať prehľad o tom koľko času vám jednotlivé úlohy “zožerú” a viete tak lepšie naplánovať váš harmonogram.

14. Na detailoch nezáleží

Nič nie je dokonalé. S touto pravdou sa musíte naučiť žiť a zmieriť sa s ňou. Pokúšať sa urobiť všetko dokonale je len stratou času.

15. Prioritizujte

Keďže nemôžete robiť všetko, naučte sa uprednostniť dôležité veci. Riaďte sa  princípom 80/20, ktorý je kľúčovým pravidlom pri stanovovaní priorít.

16. Delegujte

Ak existujú veci, ktoré môže spraviť aj niekto iný, zvážte delegovanie. Keď delegujete časť svojej práce, uvoľníte svoj čas a dokážete vykonať viac.

17. Spájajte podobné úlohy dohromady

Rovnaké alebo podobné úlohy vykonávajte spolu alebo v nadväznosti.

Time management - Wellness Magazín

Spojte všetky súvisiace úlohy dohromady a vytvorte synergiu. Ak potrebujete vybaviť hovory, vyhraďte si čas na uskutočnenie všetkých hovorov.

18. Zastavte plytvanie

Čo vám najviac odkrojuje z vášho času? Facebook? Instagram? Kontrola e-mailu? Televízia? Neplytvajte drahocenným časom!

19. Zastavte, keď to potrebujete

Nesnažte sa vyhrať preteky s časom, nakoniec vás stále dostihne. Doprajte si čas na nebratie nových síl, budete tak efektívnejší. Choďte si skôr ľahnúť, aby ste ráno pred odchodom do práce stihli vybaviť ešte pár povinností. Zresetujte a relaxujte, keď cítite, že to potrebujete. Vaše telo  Vám dáva jasné signály, čo potrebuje. Počúvajte ho!

20. Ponechajte si medzičas

Neplánujte všetko príliš naúzko. Nechajte si medzi jednotlivými úlohami pauzu 5 až 10 minút na dobitie energie. To vám pomôže ukončiť predchádzajúcu úlohu a začať s ďalšou úlohou včas.

Pokojne začnite malými krokmi! Nemusíte implementovať všetky rady hneď zajtra. Začnite pomaly a postupne sa stanete pánom svojho času a znížite tak stres.

Autorské právo: andreypopov / 123RF Reklamní fotografie, ammentorp / 123RF Reklamní fotografie, ammentorp / 123RF Reklamní fotografie